Um das Erstellen von Angeboten zu erleichtern, gibt es für LOGO CRM außer dem normalen „Angebot“ auch noch einen Dokumenttyp „Angebot (Preisliste)“. Dieser Dokumenttyp ist eine Zusatzoption und nicht im Standard enthalten.
Wenn Sie diesen Dokumenttyp verwenden, können Sie zentral im CRM Preislisten hinterlegen, in denen die Preise für verschiedene Produkte aufgeführt sind. Zum Erstellen eines Angebots wählt der Mitarbeiter dann die passende Preisliste aus, trägt die Stückzahlen ein, macht noch einige Einstellungen für das fertige Dokument und auf Knopfdruck kann dann ein fertiges Angebot im pdf-Format aus den Eingaben erstellt werden.
Der Vorteil beim Preislisten-Angebot ist, dass die Preise im CRM an einer Stelle zentral gepflegt werden. Nach einer Preisänderung kann ein Mitarbeiter gar keine alten Preise mehr anbieten, weil nur noch die aktuellen Preislisten zur Auswahl stehen.
Bevor „Preislisten-Angebote“ erstellt werden können, müssen im Administrations-Bereich die Grundlagen für diesen Dokumenttyp geschaffen werden.
Sie können in LOGO CRM verschiedene Preislisten-Typen vorgeben und bei jedem Typen eine oder mehrere Preislisten hinterlegen.
Preislisten-Typen könnten sein National und International, die Preislisten dazu könnten verschiedene Sparten (Paketdienst, Logistik-Dienstleistungen, Seefracht) abdecken.
Erstellen Sie zunächst einen oder mehrere Preislisten-Typen im Administrations-Bereich.
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Vergeben Sie einen Namen für den Preislisten-Typ, bestimmen Sie, welche Mitarbeiter diesen Preislisten-Typ verwenden dürfen durch das Zugriffsrecht (EOS-Auswahl) und entscheiden Sie, ob innerhalb des Angebotes an dieser Preisliste Änderungen (an den Preisen) vorgenommen werden dürfen. Speichern Sie den Preislisten-Typ ab. Die gespeicherten Typen werden in der Listenansicht angezeigt und können nun bei der Erstellung von Preislisten ausgewählt werden.
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Öffnen Sie die Stammdatentabelle „Hinterlegte Preislisten und wählen Sie „Neue Preisliste erstellen“.
Vergeben Sie eine Überschrift für die neue Preisliste, wählen Sie aus, zu welchem Preislisten-Typ die neue Liste gehört, wählen Sie die Gültigkeit und das Zugriffsrecht. Tragen Sie nun Produkte in die Tabelle rechts ein, indem Sie den Button „Hinzufügen“ oben links verwenden.
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Abhängig von den Einträgen in Ihrer Stammdaten-Tabelle „Produkte“ stehen in der Spalte „Produkt“ verschiedene Einträge zur Auswahl. Ergänzen Sie wenn nötig Einheit, Einzelpreis und Währung. Verfahren Sie so weiter, bis alle Produkte dieser Liste in der Tabelle enthalten sind.
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Tragen Sie nun noch die Liefer- und Zahlungsbedingungen ein, die später auf dem Angebot erscheinen sollen. So könnte eine fertig gefüllte Preisliste aussehen:
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Alle hinterlegten Preislisten sind in der Tabelle aufgelistet:
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In der Stammdaten-Tabelle „Produkt“ sind die Produkte aufgelistet, die Sie in Dokumenten und Potentialen auswählen können. Dieselben Produkte werden auch von den Preislisten verwendet.
Bei jedem Produkt kann man anhaken, zu welchen Verkehrsarten es gehört. Zusätzlich kann auch ein Preis hinterlegt werden sowie eine Währung dazu.
Wenn beim Produkt ein Preis hinterlegt ist, wird Ihnen dieser beim Anlegen einer Preisliste bereits vorgeschlagen. So können Sie die Eingaben weiter beschleunigen.
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Für das endgültige Angebots-Dokument können Sie feste Kopf- und Fußzeilen festlegen. Bitte beachten Sie, dass es sich nicht um Kopf- und Fußzeilen im klassischen Sinn handelt, sondern dass es die Texte sind, die über und unter der Preis-Tabelle angezeigt werden. Hier können Sie also die Standard-Texte hinterlegen, die ein Angebot Ihres Unternehmens üblicherweise enthält Es können verschiedene Texte gespeichert und bei der Erstellung des Angebots ausgewählt werden.
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Wenn Sie für einen Kunden zum ersten Mal ein Preislisten-Angebot erstellen, müssen Sie dem Kunden eine Preisliste zuweisen. Sie sehen die folgende Meldung:
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Klicken Sie OK und wählen Sie aus den hinterlegten Preislisten die passende aus. Jetzt öffnet sich die Maske für das Erstellen des Preislisten-Angebots.
Füllen Sie die Felder im oberen Teil und klicken Sie dann in der Tabelle auf Hinzufügen. Abhängig von der hinterlegten Preisliste erhalten Sie die verschiedenen Produkte zur Auswahl, der Preis wird wie hinterlegt gefüllt. Sie müssen nun nur noch die Beschreibung eintippen, die Anzahl ausfüllen und danach geschieht die Berechnung automatisch.
Im unteren Teil wählen Sie die passenden Kopf- und Fußzeilen aus, gen bei Bedarf noch Zahlungs- und Lieferbedingungen hinzu und können noch interne Infos speichern, die der Kunde nicht zu sehen bekommt.
Sie können bei umfangreichen Angeboten noch Einstellungen vornehmen, wie das pdf gestaltet werden soll, welche Seitenumbrüche eingefügt werden sollen etc.
Wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben, speichern Sie das Angebot ab.
So könnte die Maske für ein Preislisten-Angebot aussehen:
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Jetzt ist Ihr Angebot fertig für den Versand an den Kunden. Öffnen Sie es in der Ansicht und klicken Sie den Aktionslink „PDF erstellen“ oder wählen Sie e sind er Dokumentliste an und wählen Sie aus dem Listen-/Kontextmenü diese Funktion. Sie bestätigen, dass Sie das Dokument herunterladen möchten und sehen dann, abhängig von der in Ihrem System hinterlegten Layout das fertige Angebot im pdf-Format:
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Dieses Dokument können Sie nun per E-Mail, Fax oder Post an Ihren Kunden versenden. Wenn Sie es als E-Mail versenden möchten, wählen Sie den Aktionslink „E-Mail er-stellen“. Das pdf wird als Dateinanhang an eine E-Mail aus dem CRM angefügt und Sie können es direkt aus dem System heraus versenden.
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Falls der Adressat eine dem CRM bekannte E-Mail-Adresse hat, wird die E-Mail direkt in der Kundenakte abgelegt. So haben Sie eine lückenlose Dokumentation Ihrer Geschäftsverbindung in der Kundenhistorie.
Wenn Sie das Angebot nicht per E-Mail versenden, die versendete Version aber im CRM hinterlegen möchten, laden Sie es als Dateianhang an das Angebot in die CRM-Datenbank hoch. Wenn Sie im Feld „Interne Infos“ das Versanddatum vermerken, ist auch hier die Dokumentation lückenlos.
Die Anpassung des Layouts für Ihr Preislisten-Angebot kann nach Ihren Wünschen vorgenommen werden. Firmenlogo, Absender-Bereich, Fußzeilen, Schriftart, Seitengestaltung können angepasst werden. Zunächst sehen Sie nur einen Vorschlag, wie die Seite aussehen könnte. Bitte sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam das Layout definieren können!