Jedes Gespräch mit Ihren Kunden oder Interessenten sollte kurz dokumentiert werden. So ermöglichen Sie Ihren Kollegen nachzuvollziehen, um welche Themen es im Gespräch ging und was vereinbart wurde.

• Wenn Sie die Auswahlfelder verwenden, gelingt das in unter 2 Minuten und ohne viel Text zu tippen.

• Wenn Sie mehr Informationen hinterlegen möchten, verwenden Sie die Textfelder.

• Wenn Sie schnell nach einem Kundengespräch Ihre Gedanken festhalten möchten, verwenden Sie die Schnellerstellung mit der Diktierfunktion.

• Automatische Wiedervorlage: Der LOGO Gesprächsbericht ist mit einer automatischen Wiedervorlage-Funktion ausgestattet. Wenn Sei den Gesprächsbericht speichern, wird automatisch für den Ersteller des Dokuments eine Wiedervorlage-Aufgabe erstellt. Das Fälligkeits-Datum dieser Aufgabe ist abhängig von der beim Kunden hinterlegten Kontaktfrequenz. Der LOGO User kann Datum und Text der Aufgabe jederzeit anpassen.

• Wenn Sie mit dem Kunden oder Interessenten über mögliche Geschäfte gesprochen haben, können Sie im Gesprächsbericht auch gleich Potentiale erfassen.

Hinweis: Die Auswahlfelder im Gesprächsbericht können von Ihren LOGO Admins angepasst werden. Wenn Sie etwas vermissen, melden Sie sich beim CRM-Team und die Texte können schnell hinzugefügt werden.

Wenn Sie sich in einer Kundenakte befinden, ist der schnellste Weg zum Gesprächsbericht der Link unten in der Fußzeile:

Diese Variante empfiehlt sich vor allem, wenn Sie mit dem Hauptkontakt des Kunden gesprochen haben, denn dieser wird vom System automatisch gefüllt, wenn Sie die Funktion in der Kundenakte verwenden.

Direkt aus dem Suchergebnis der Schnellsuche können Sie ebenfalls einen Gesprächsbericht erstellen. Für einen bestimmten Ansprechpartner oder für den Kunden mit dem hinterlegten Hauptkontakt:

Diese Variante ist empfehlenswert, wenn die Kundenakte noch nicht geöffnet ist oder wenn Ihr Gesprächspartner nicht der Hauptkontakt des Kunden ist.

Wenn Sie ein Gespräch dokumentieren möchten, zu dem es schon einen Termin im LOGO gibt, wählen Sie diese Funktion:

Die Erstellung eines Gesprächsberichts über einen Termin sollte immer gewählt werden, wenn der Termin im LOGO vorhanden ist, denn so ist die Kopplung der Elemente automatisch schon gegeben.

Wenn Sie diesen Weg gehen, müssen Sie die Details des Termins nicht noch einmal eingeben. Datum und Uhrzeit, Überschrift, Kunde, Teilnehmer und Kontaktart werden automatisch im Gesprächsbericht gefüllt.

Auf diese Weise erstellte Gesprächsberichte sorgen dafür, dass der Punkt in der Terminliste grün wird:

Die Farbpunkte haben folgende Bedeutung:

• Gelb: Termin liegt in der Zukunft, noch kein Gesprächsbericht möglich
• Grau: Termin wurde abgesagt, kein Gesprächsbericht möglich
• Grün: Gesprächsbericht zum Termin vorhanden (und gekoppelt)
• Rot: Termin enthält keinen Gesprächsbericht

Hinweis: Die Kopplung kann im Nachhinein noch vorgenommen werden, indem man im Termin im Block „Dokumente“ nach einem Klick auf das gelbe „Plus“ den passenden Gesprächsbericht auswählt und die Verbindung herstellt. Danach ist der punkt bei diesem Termin auch grün)

Wenn Termin und Gesprächsbericht gekoppelt sind, wird der Gesprächsbericht im Termin im Dokumente-Block anzeigt:

In der Seitenleiste gibt es den Bereich „Schnellerstellung“. Eine der Möglichkeiten für die Schnellerstellung ist der Gesprächsbericht.

Die Schnellerstellung eignet sich besonders, wenn Sie auf einem Mobilgerät die wichtigsten Informationen eines Gesprächs dokumentieren möchten. Die Maske enthält nur wenige Felder.

Wenn am Mobilgerät die Diktierfunktion aktiviert ist (Mikrofon-Symbol erscheint bei der Tastatur), können Sie in ein Textfeld hineinklicken und diktieren. Die Sprache wird (von der Software des Mobilgeräts) in geschriebenen Text umgewandelt.

Auch hier werden der letzte gewählte Kunde, Datum und Uhrzeit sowie der eingeloggte Benutzer automatisch gefüllt.

Auch hier werden der letzte gewählte Kunde, Datum und Uhrzeit vorgeschlagen und der Hauptkontakt dieses Kunden ist vorgelegt. Das Datum des heutigen Tages und Mitarbeiter werden automatisch gefüllt.

Es gibt ein Zusatzmodul für LOGO CRM, das die Erstellung eines Gesprächsberichts ermöglicht, ohne dass das LOGO geöffnet werden muss.

Diese Funktion eignet sich besonders auf Reisen, wenn man gerade kein Internet hat, im Flugzeug oder in der Bahn. Die E-Mail wird abgeschickt und sobald wieder eine Internetverbindung da ist, wird sie im LOGO zugestellt und der Gesprächsbericht wird automatisch erzeugt.

Hinweis: Die Funktion muss bestellt eingerichtet werden (Kein Standard-Feature).

Hier eine grobe Beschreibung: Folgende E-Mail-Signatur speichern

@text1

@text2

@text3

Wenn ein Gesprächsbericht per E-Mail erstellt werden soll, neue E-Mail öffnen, die gespeicherte Signatur öffnen und in die erste Zeile der E-Mail die Mailadresse des Gesprächspartners einsetzen. Damit wird die Zuordnung des Gesprächsberichts zur richtigen Kundenakte und zum richtigen Ansprechpartner sicher gestellt. Natürlich muss diese E-Mail-Adresse bei einem Kunden-Kontakt im LOGO hinterlegt sein.

In die Empfängerzeile die E-Mail-Adresse Ihres LOGO eingeben und beliebig auch noch an Kollegen zur Info.

Regeln:

• Betreff wird zur Überschrift des Gesprächsberichts.
• Zuordnung zum richtigen Account erfolgt durch Eingabe der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners als erster Text.
• Danach ein Zeilenumbruch und eine Leerzeile vor @text1
• Was nach @text1 ab der folgenden Zeile eingegeben wird, wird in das Feld „Gesprächsinhalt“ importiert. Entsprechend die anderen Eingaben in die Felder „Vereinbarung“ und „weiteres Vorgehen“.
• Wenn es für den Kunden einen Termin am Tag des Mailversandes im LOGO gibt, wird der Gesprächsbericht automatisch diesem Termin zugeordnet.