Dokumente

Neben dem Sammeln und Verwalten der Informationen über Ihren Kunden unterstützt Sie LOGO CRM auch dabei, Verkaufsaktivitäten zu dokumentieren. Sie können Gesprächsergebnisse speichern und mit dem Kunden ausgetauschte Dokumente ablegen. Andere berechtigte Mitarbeiter können mit Hilfe der Anwendung sehen, wann wer zuletzt Kundenkontakt hatte, ob Angebote gemacht oder Tagespreise herausgegeben wurden. So hat jeder, der Kontakt mit dem Kunden hat, jederzeit die aktuellen Daten zur Hand.

LOGO CRM verschafft Ihnen im Register Verkaufsaktivitäten aufgeteilt in verschiedene Module (Dokumentationen, Kundenprojekte etc.) einen kundenübergreifenden Überblick. Verwenden Sie die Filter, um die Ergebnisse nach Ihren Bedürfnissen einzuschränken.

Wenn Sie Verkaufsaktivitäten zu einem einzelnen Kunden sehen möchten, öffnen Sie seine Kundenakte mit Doppelklick aus der Kundenliste. In den verschiedenen Modulregistern der Kundenakte finden Sie Dokumente, Termine und Aufgaben, die diesem Kunden zugeordnet sind.

LOGO CRM stellt Ihnen eine Reihe von verschiedenen Dokumentarten zur Verfügung, mit Hilfe derer Sie verschiedenste Verkaufsaktivitäten dokumentieren können. Wenn Sie in Schnellerstellung „Dokumentation“ wählen, öffnet sich das folgende Fenster. Aus der Auswahlliste können Sie den passenden Typ wählen.

LOGO CRM enthält eine speziell auf den Logistikbereich zugeschnittene Möglichkeit, unkompliziert aber doch aussagekräftig zu dokumentieren, welche Kundenkontakte stattgefunden haben und was besprochen wurde. Öffnen Sie einen neuen Gesprächsbericht für den aktiven Kunden über die Auswahlliste des Bereichs Schnellerstellung. Oder wählen Sie einen anderen Kunden, öffnen Sie in seiner Kundenakte das Modulregister Dokumente und klicken Sie im Listenmenü „Neu“. Wählen Sie dann die Art des neuen Dokuments aus der Liste der Dokumenttypen.

Die verschiedenen Informationen zu Ihrem Kundenbesuch oder Gespräch können Sie in den verschiedenen Modulregistern des Gesprächsberichts erfassen. Im ersten Modulregister werden für eine schnellere Bearbeitung vom System bereits einige Felder vorgefüllt: Kunde, Art des Kontakts, Dokumentstatus (OPN-Status), Kontaktbeginn (aktuelles Datum, aktuelle gerundete Uhrzeit) Kontaktende (aktuelles Datum, Startzeit plus 1 Stunde), Besitzer des Dokuments (der angemeldete Benutzer). Sie können all diese Vorgaben bearbeiten.

Außerdem fragt das System den letzten für den Kunden gespeicherten Gesprächsbericht ab sowie den letzten für den eingeloggten Benutzer beim Kunden gespeicherten Gesprächsbericht. Sollten für den Kunden vergangene oder zukünftige Termine für den Benutzer oder andere Mitarbeiter gespeichert sein, werden auch diese im Bereich „Kontakt“ angezeigt. Diese Angaben sind immer aktuell, sodass Sie sofort beim Erstellen des Gesprächsberichts sehen, ob Sie selbst der letzte Mitarbeiter waren, der mit dem Kunden Kontakt hatte, oder ein Kollege und ob schon neue Termine verabredet wurden.

Sie können einen Verteiler für den Gesprächsbericht anlegen, um die Personen festzulegen, an die Sie diesen Bericht später per E-Mail versenden möchten. Der Verteiler kann Mitarbeiter Ihres Unternehmens enthalten (EOS-Einheiten) und externe Adressaten. Sie können den Verteiler neu erstellen, ihn speichern oder eine gespeicherte Verteilerliste verwenden.

Sie können unter „Kontakte“ den oder die Ansprechpartner des Kunden auswählen, die an dem Gespräch beteiligt waren und unter „Benutzer“ oder „interne Teilnehmer“ die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die außer Ihnen dabei waren.

In den anderen Modulregistern des Gesprächsberichts gibt es eine Fülle von Möglichkeiten, festzuhalten, was der Anlass und Inhalt des Gesprächs war, über welche Verkehrsarten oder Potentiale mit dem Kunden gesprochen wurde, welche Aktionen bereits durchgeführt wurden und welche nächsten Schritte veranlasst werden müssen. Im Modulregister „Nächste Schritte“ können Sie sich eine Wiedervorlage-Aufgabe zu diesem Gesprächsbericht setzen.

Die Modulregister „Sonstige Info“, „Bewertung“ und „Vereinbarung“ enthalten Freitextfelder, in denen Sie umfangreiche Informationen festhalten können.

Nach dem Speichern können Sie den Gesprächsbericht per E-Mail versenden, als pdf auf Ihren Arbeitsplatzrechner herunterladen oder als Druckansicht abrufen. Diese Möglichkeiten finden Sie unterhalb des Gesprächsberichts als Aktionslinks im Bereich Aktionen.

LOGO CRM bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Vielzahl von Daten zu Angeboten zu erfassen und daraus abschließend ein pdf-Dokument zu generieren, das Sie per E-Mail versenden oder weiter bearbeiten können.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Maske für ein neues Angebot zu öffnen, am einfachsten über die Seitenleiste und die Auswahlliste im Bereich Schnellerstellung. Dieses Angebot wird für den aktuellen Kunden erstellt.

Möchten Sie ein Angebot für einen anderen Kunden anlegen, können Sie über den Aktionslink die Kundenzuordnung des Dokuments ändern. Es öffnet sich eine Kundenliste, aus der Sie den gewünschten Kunden mit Doppelklick auswählen können.

Das neue Angebot wird automatisch für Sie als Besitzer angelegt. Wenn ein anderer Mitarbeiter das Angebot betreuen soll, können Sie im Feld Besitzer eine andere EOS-Einheit auswählen.

Neben speziellen Eingabefeldern für Sparte und Produkt, Abgangs- und Empfangsort gibt es viele verschiedene Details über die Sendung, ihr Gewicht, die Laufzeit, Gefahrgüter etc. die Sie je nach dem, was für dieses spezielle Angebot gilt, füllen können.

Im untersten Teil der Angebotsmaske sehen Sie eine Reihe von Feldern, in denen Sie Elemente auswählen können, die in Verbindung zu dem Angebot stehen, z.B. Kontakte, Wettbewerber und Dateianhänge. Diese Felder können jeweils eine Mehrfachauswahl enthalten und werden als Mini-Panels bezeichnet. Sie werden Mini-Panels in vielen verschiedenen Bereichen der Anwendung begegnen.

Sie können beliebig viele Einträge in jedem Mini_Panel vornehmen. Es werden immer die ersten 5 Einträge angezeigt; wenn es mehr sind, gibt es einen Link, mit dem Sie die Liste mit allen Einträgen dieses Mini-Panels erreichen.

Sie können unerwünschte Einträge aus den Mini-Panels löschen, indem Sie daneben auf das rote Kreuz klicken.

Wenn Sie alle Felder und Mini-Panels des Angebots nach Ihrem Bedarf gefüllt haben, speichern Sie das Angebot. Wenn Sie es wieder aufrufen, sehen Sie es zunächst im Ansicht-Modus. In diesem Modus können Sie einige Aktionen durchführen und die Aktionslinks unten verwenden. Wenn Sie noch Änderungen an Feldinhalten durchführen möchten, klicken Sie auf das Stift-Symbol oder auf den Aktionslink „Dokument bearbeiten“, um in den Bearbeiten-Modus zu wechseln.

Je nachdem, wie Sie nun weiter vorgehen möchten, können Sie ein pdf generieren, in dem die Felder und ihre Inhalte erscheinen, dieses pdf als Anhang einer E-Mail verschicken oder eine Druckansicht im Internet-Browser aufrufen.

Sie können zu dem Angebot Wiedervorlage-Aufgaben und -Termine erstellen, aus dem Angebot ein Potential generieren oder das Angebot duplizieren, wenn Sie ein ähnliches Angebot noch einmal erstellen müssen.

Diese Möglichkeiten finden Sie unterhalb des Angebots als Aktionslinks im Bereich Aktionen.

Besonders häufig werden Tagespreis oder Spot Quote erstellt. Öffnen Sie die Maske für den Tagespreis entweder über die Funktion Schnellerstellung oder im Register Dokumentationen der Anwendung oder einer speziellen Kundenakte.

Da Tagespreise häufig nicht zu einem Geschäft führen, sondern als Preisinformation eingeholt werden, müssen sie in der Statistik anders ausgewertet werden als Angebote. Darum gibt es zwei verschiedene Dokumentarten, obwohl sie in vielen Punkten übereinstimmen. Die Maske für den Tagespreis entspricht weitgehend der des Angebots. Manche Felder, die im Tagespreis nicht benötigt werden, sind hier entfernt worden, damit die Maske übersichtlicher ist und schneller ausgefüllt werden kann. Die Vorgehensweise beim Füllen der Felder entspricht der beim Angebot.

Für welche Kunden kann ich einen Tagespreis erfassen?

Der Tagespreis wird für den aktiven Kunden erstellt. Häufig wird ein Tagespreis aber spontan während eines Telefonats eingegeben und der aktive Kunde entspricht nicht dem Kunden, der den Tagespreis anfragt.

Daher gibt es die Möglichkeit, den Tagespreis einem anderen bestehenden oder noch unbekannten Kunden zuzuordnen. Das ist schon beim Neuerstellen oder auch nach dem Speichern (im Bearbeiten-Modus) möglich. Verwenden Sie dafür den Aktionslink „Kundenzuordnung ändern“.

Sie können einen Kunden aus der Liste der gespeicherten Kunden auswählen oder einen neuen Kunden anlegen, indem Sie in der Kundenliste, die sich öffnet, im Listenmenü „Neu“ wählen. Sie werden auf eine Neukunden-Erfassungs-Maske geleitet und können hier alle nötigen Einträge vornehmen.

Nachdem Sie den neuen Kunden gespeichert haben, sehen Sie wieder Ihren Tagespreis und in der ersten Zeile sehen Sie nun den Firmennamen des neuen Kunden. Speichern Sie den Tagespreis, um die Änderung dauerhaft zu übernehmen.