Rechtestruktur

In LOGO CRM wird durch ein sehr ausgeklügeltes und ständig verbessertes Rechtekonzept der Zugriff auf alle Daten in der CRM-Datenbank geregelt. Mit fast 100 verschiedenen Rechten, die sehr detailliert eingestellt werden können, haben Sie die Möglichkeit, sehr fein granular zu regeln, welche CRM-Benutzer welche Informationen über Ihre Kunden sehen dürfen. Ebenso regelt das Rechtekonzept die Berechtigungen verschiedener Anwender im CRM. Dies kann das Erstellen bestimmter Elemente der Anwendung betreffen oder sogar den Zugriff auf ganze Module.

Damit nicht für jeden einzelnen Anwender alle Rechte einzeln eingestellt werden müssen, ist es möglich, bestimmte „Rechtebündel“ zu schnüren und diese einer „EOS-Funktion“ zuzuweisen. Zum Beispiel haben typischerweise alle Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst dieselben Rechte, welche Dokumente sie sehen und bearbeiten dürfen, welche Termine und Aufgaben sie sehen dürfen. Also definiert man einmal die Rechtestruktur für die EOS-Funktion „Vertriebsinnendienst“ und kann dieses Rechtebündel dann den verschiedenen Mitarbeitern zuweisen. Dies wird „Recht nach Funktion“ genannt.

Zusätzlich gibt es noch das „Recht nach Benutzer“. Jedem einzelnen Benutzer kann jedes einzelne Recht erweitert oder eingeschränkt werden, abweichend von seinem Funktionsbündel.

Insgesamt ist das Rechtekonzept in LOGO CRM ein sehr mächtiges Modul. Die Einstellungen, die hier vorgenommen werden, haben große Auswirkungen darauf, wie die Benutzer mit dem System arbeiten können. Fehler in der Einstellung können dazu führen, dass Mitarbeiter Elemente nicht sehen können, die wichtig für Ihre tägliche Arbeit sind.

LOGO consult unterstützt Sie zu Projektbeginn und jederzeit während Ihrer Arbeit mit LOGO CRM bei einer sinnvollen Einstellung der Benutzerrechte.

Im Administrations-Bereich finden Sie die Tabelle „Recht“. Hier sehen Sie zunächst immer die Rechte des eingeloggten Benutzers. In der Spalte „Recht“ sehen Sie die Bezeichnung des Rechts, weiter rechts die Einstellung dieses Benutzers nach Funktion und in der letzten Spalte die individuelle Einstellung für den ausgewählten Benutzer.

Über der Auflistung aller Rechte finden Sie den Bereich zum Anzeigen der verschiedene Rechteeinstellungen, zum Exportieren und zum Ändern der Rechte:

Auch hier sehen Sie immer eine Teilung von Benutzerrechten und Funktionsrechten. Die Funktionsrechte können Sie aus einem Dropdown auswählen, die Benutzerrechte aus der EOS (Unternehmensstruktur).

Der Button „alle exportieren“ erstellt eine csv-Datei, in der nebeneinander alle bereits von ihnen definierten EOS-Funktionen und die jeweils eingestellten Rechte dargestellt werden. Das ist sehr hilfreich, wenn man sich einen Überblick verschaffen möchte, zu welcher Funktion man die Rechte wie eingestellt hat.

In LOGO CRM gibt es je nach Bereich verschiedene Rechte-Typen.

In manchen Bereichen genügt ein Ja/Nein-Recht. Hier muss der Super-User nur entscheiden, ob der Anwender / die Benutzergruppe eine Funktion ausführen darf oder nicht.

Beispiele hierfür sind das Erstellen von General Reports oder der Zugriff auf den Administrations-Bereich. Wenn man bei einem Benutzer das Recht „Auf den Administrationsbereich zugreifen“ einstellen will, erhält man folgende Auswahl:

Bei anderen Rechten wird der Zugriff innerhalb der Unternehmensstruktur definiert. Zum Beispiel, welche Aufgaben ein Mitarbeiter/eine Benutzergruppe sehen darf. Nur die eigenen, die ihres Teams, die ihrer Abteilung oder alle ihrer Niederlassung? Hier muss also eine Auswahl aus der Unternehmensstruktur vorgenommen werden. Abhängig von Ihren Einstellungen kann das dann folgendermaßen aussehen:

Bei manchen Rechten gibt es die Einstellungsmöglichkeit „Alle des Kunden“. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter auf alle Elemente zugreifen darf, die einem Kunden zugeordnet sind, bei dem er als Betreuer eingetragen ist. Das kann zum Beispiel bei dem Recht „Dokumente bearbeiten“ eingestellt werden:

Grundsätzlich ist es so, dass ein Mitarbeiter umso mehr aus der CRM-Datenbank sehen kann, je weiter oben er im EOS-Baum angeordnet ist. Von oben nach unten lassen sich Sichtrechte nicht eingrenzen. Von unten nach oben, also einem Mitarbeiter in einem Team, unterhalb einer Abteilung, unterhalb einer Niederlassung, unterhalb eines Landes kann man dann die Sicht- und Bearbeitungsrechte sehr detailliert einstellen.

Man kann z.B. erlauben, das dieser Mitarbeiter alle Kunden sieht und alle Dokumente seiner Niederlassung, die Termine aber nur von seinem Team. Bearbeiten darf er die Dokumente aus seinem Team aber nur die Termine, die ihm persönlich zugeordnet sind.

Nun werden den Funktionen die korrekten Rechte zugeordnet. Dies geschieht in enger Absprache mit den Fachabteilungen. Grundsätzlich gilt: Super-User haben weit reichende Rechte, User nur gerade so viel Recht, dass sie ihre Arbeit korrekt erledigen können.

Die Auflistung aller Rechte würde den Rahmen dieser Kurzanleitung sprengen, es sind über 90 verschiedene Rechte für die verschiedenen Bereiche der Anwendung.

Üblicherweise werden die wichtigsten Rechtebündel im ersten Super-User-Workshop zusammen mit dem Trainer erarbeitet und danach können die Super-User nach Bedarf noch Feinabstimmungen vornehmen.

Im letzten Schritt erfolgt dann die Erweiterung/Einschränkung der Rechte für einzelne Benutzer. Ziel sollte es aber sein, die Rechtebündel so gut zu schnüren, dass nur wenige Ausnahmen einzeln behandelt werden müssen.