Mailing Manager

In LOGO CRM ist ein Marketing-Modul integriert, das es ermöglicht, über das CRM Massen-E-Mails zu erstellen und zu versenden.

Die Empfängergruppe kann über das Abfrage-Tool des CRM zusammengestellt werden, was die Arbeit sehr erleichtert. Es können die im CRM hinterlegten Informationen über Kunden und Kontakte herangezogen werden, z.B. die Mailing-Kategorie, der Kundenstatus, das Land, die Kontakt-Funktion, Stichworte etc.

Das Mailing wird direkt über das CRM versendet und der Versandstatus kann im CRM überprüft werden.

Das Mailing wird nach Versand automatisch in alle Kundenakten der Empfänger übernommen, es ist also jederzeit im CRM nachvollziehbar, wer welches Mailing erhalten hat.

Zunächst erstellt man einen General Report, der alle Kontaktpersonen enthält, die das Mailing bekommen sollen. Das könnten z.B. alle Kontakte mit der Funktion Geschäftsführer bei Kunden aus Deutschland sein. Oder alle Kontakte bei Kunden mit dem ABC-Status Zielkunde. Oder alle Kontakte mit der Mailing-Kategorie „Werbemailing“.

Der General Report muss die Spalte E-Mail-Adresse enthalten und alle weiteren Spalten, deren Inhalt sie später als Textmarke für den E-Mail-Text verwenden möchten. Sie speichern den General Report ab, wenn die Inhalte Ihren Vorstellungen entsprechen.

Sie öffnen das Modul „Mailings“. Sie klicken auf den Aktionslink „Neuen Eintrag erstellen“. Sie geben dem Mailing einen Namen (Titel). Sie wählen den Absender des Mailings(das muss nicht der Ersteller selber sein). Klicken Sie auf die Diskette um Ihr Mailing zu speichern und zu bearbeiten. Im Tab Empfänger wählen Sie den gespeicherten General Report aus (oder erstellen an dieser Stelle einen neuen Report).

Nun werden die Empfänger in der Listenansicht angezeigt.

Wenn ein Kunde eine Mailing-Sperre hat, wird bei allen seinen Kontakten in der Spalte „Versenden“ kein Haken gesetzt. Wenn ein Kontakt eine Mailing-Sperre hat, wird bei ihm in der Spalte „Versenden“ auch kein Haken gesetzt.

Sie können einzelne Kontakte aus der Liste herausnehmen, indem Sie das Häkchen aus dem Feld „Versenden“ entfernen. Dann wird dieser Empfänger das Mailing nicht erhalten.

Im Tab „E-Mail“ geben Sie den Betreff der Mail an und im Feld Inhalt den Mail-Body.

Sie können hier wie in anderen HTML-Boxen Formatierungen verwenden und auch einen Link einbinden, wenn Sie eine Seite nur antriggern wollen, die der Empfänger dann anklicken soll.

Im Bereich Textmarken werden Ihnen als Textmarken die Spalten aus Ihrem General Report angeboten, die Sie im Mailing verwenden können, z.B. Mailing Anrede (Sehr geehrter Herr), Nachname, Firmenname, Ort (Viele Grüße aus Düsseldorf nach XXX) etc.

Schreiben Sie die Textmarke in eckigen Klammern an die Stelle im Text, an der später der Inhalt eingefügt werden soll.

Sie können auch eine Grafik hinzufügen und Dateianhänge an das Mailing anhängen.

Wenn Sie alle Vorarbeiten für das Mailing beendet haben, speichern Sie es. Sie haben die Möglichkeit auch eine Testmail zu senden um sicherzustellen dass Sie mit dem Inhalt und der Formatierung Ihrer E-Mail zufrieden sind. Geben Sie einfach im Feld „Testmail senden“ die Empfänger-Adresse, die die Testmail empfangen soll und klicken Sie auf den Button „Senden“. Das Feld finden Sie im ersten Tab mit dem Titel „Alles“.

Über den Tab „Abschluss“ können Sie das Dokument Mailing erstellen indem Sie den Wert des Feldes auf „Ja“ setzen und das Mailing, durch Klick auf den Button „Mailing versenden und abschließen“, an alle Empfänger versenden.

Über den integrierten Mail-Client von LOGO CRM wird das Mailing jetzt versendet. Nach einiger Zeit ist in der Empfängerliste zu sehen, wie der Versand-Status ist.

Sie können dann nachvollziehen, ob der Versand erfolgreich war. Sollte ein Mailing nicht erfolgreich zugestellt werden, erhalten Sie einen „Non-Delivery-Report“.

Dieser läuft zurück ins CRM und dort wird Ihnen angezeigt, bei welchem Empfänger das Mailing nicht zugestellt werden konnte. Sie können sich auch noch Details anzeigen lassen, was der Grund dafür war, dass die E-Mail zurückgewiesen wurde.

So können Sie sehen, ob nur das Postfach des Empfängers zu voll war, ob seine E- Mail-Adresse nicht existiert oder die Domäne falsch ist. Aufgrund dieser Informationen ist es dann möglich, die Datenqualität weiter zu verbessern, indem man die korrekten E-Mail-Adressen recherchiert und im CRM korrigiert.

Nach Versand erscheint das Mailing bei allen Empfängern in der Kundenakte. In neuester Version wird bei einem Kunden nur ein Dokument des Typs Mailing angelegt, auch wenn mehrere Kontakte eines Kunden in der Empfängerliste waren. Alle Kontakte werden im Mailing-Dokument in der Kundenakte aufgelistet.

Sie können sehr einfach nachvollziehen, welche Kunden/Kontakte welches Mailing erhalten haben, indem Sie in der Dokumentenliste den Filter „Dokumenttyp“ auf „Mailing“ setzen.

Wenn Sie öfter ein Mailing an dieselbe Empfängergruppe versenden oder denselben Text an eine andere Empfängergruppe, oder dasselbe Mailing mit minimalen Änderungen an dieselbe Empfängergruppe, unterstützt LOGO CRM Sie dabei.

Sie können sich die Empfängerliste eines Mailings als csv-Datei ausgeben lassen. Dort sehen Sie Kunde, E-Mail-Adresse, Wert in der Spalte Versenden und Wert in der Spalte Status.

Sie können sich eine Mailing-Vorschau anzeigen lassen, um sich ein Bild davon zu machen, wie das Mailing mit gefüllten Textmarken später beim Kunden ankommen wird.

Wenn Sie nicht möchten, dass das Style-Tag automatisch zum Quellcode im Inhalts-Bereich hinzugefügt wird, müssen Sie irgendwo im Quellcode folgenden Kommentar hinzufügen: „<!– nostyle –>“ (ohne „). Schon wird das Style-Tag nicht mehr hinzugefügt.